目次
テーマ
今回のテーマはBoxです。
どのようなサービスなのか、そしてなぜBoxを選んだのかをまとめてみたいと思います。
Boxとは
Boxはクラウド型のストレージサービスです。
ファイルのストレージ容量はプランにもよりますが、なんと無制限。
zipフォルダ、大きなサイズの画像や動画でさえも社内外の誰とでも共有できます。
また、10万社以上の企業が利用しており、官公庁や自治体なども利用していることから
セキュリティの面も優れていることが分かります。
Boxを選んだ理由とは
なぜBoxを選んだのかに入る前に、
なぜBoxのようなクラウド型ストレージ製品を選定しているのか、についてご説明します。
クラウド型ストレージ製品を選んだわけ
現状、ファイルの取り扱いについてはGoogleドライブやファイルサーバを使っておりますが、
社外へ共有する際どうするか？というところに問題を抱えていました。
Googleドライブでも外部共有はできますが、基本的にホワイトリスト形式の許可かつ、
相手がGoogleWorkspaceを利用していないとで共有できないため、
原則は社内でしかファイルの共有はできないことになっております。
それ故に
PPAP（Password付きzipファイルを送ります、Passwordを送ります、
An号化（暗号化）Protocol（プロトコル））や、他のファイル共有サービスを使って
外部共有していたものの、
- 添付ファイルミス
- ファイルサイズが大きくて送信できない
- 圧縮ファイル送信
- 社外からファイルを受け取る手段がメールしかない
…など、様々な問題を抱えていました。
Boxとの出会い
社内で抱えていたコンテンツの外部共有問題をすべて解決してくれたのがBoxでした。
- 添付ファイルミス⇒
ファイルを添付せず、URLを共有するだけでOK。
リンクURLを間違えた場合でもリンク共有を停止してしまえば、
ワンクリックでとても簡単に相手から見られなくすることができます。 -
ファイルサイズが大きくて送信できない⇒
送信サイズは250MB～150GBまで(プランによって最大アップロードサイズが変わるので、
社内環境に合わせてベストな選択ができます) -
圧縮ファイル送信⇒
URL共有のため、ファイル送信自体が不要。 -
社外からファイルを受け取る手段がメールしかない⇒
共有相手がBoxを利用していれば、
Boxのコラボレータ（フォルダ上で共同作業できる機能）として招待できるため、
フォルダから参照することが可能となります。
なんと、Boxを入れるだけで抱えていた問題が解決してしまいました。Boxつよい。。。
他社のクラウド型ストレージ製品ではだめなの？
Box以外にもさまざまなストレージやファイル共有の製品はあります。
代表的な例でいうとDropboxなどです。実は導入したい機能が双方似ている料金プランを
比較したところ、BoxよりもDropboxのほうが安くなりました。
似たような機能、値段が安い…これはDropboxのほうが良いのでは？と考えると思いますが、
Boxはストレージの容量が無制限であるという点が選定の重要なポイントとなりました。
※契約プランによっては無制限ではないものもあります
契約しているGoogleWorkspaceが容量無制限ではなくなったということも関連しますが、
今後ファイルサーバの廃止も視野に考えているため、
弊社ではストレージ容量無制限のBoxを導入することがベストであると判断しました。
今後について
今は社内展開に向けた準備を進めている最中です。
社内展開まで時間があるので、私自身もっと使いこなしていきながら、
より使いやすい設定や利用方法を日々勉強していきたいと思います！！
そして上記の通り、ゆくゆくはファイルサーバの廃止検討なども進めていきたいです。
その他
BoxではBox EducationというBoxの基本操作トレーニング動画や
Box Supportというドキュメントが分かりやすくそろっています。
管理者、一般ユーザー向けの資料も数多くありますので気になった方は参考にしてみてください。
