メール誤送信 を防ぐには？
社員が増えると定期的にメール誤送信のヒアリハットやミスで誤送信してしまったという報告が上がって来ます。最近どうやったら減るか悩みどころではあります。メール誤送信は、ヒューマンエラーによって発生しますので、100％無くすことは困難だといわれています。しかしながら、メール誤送信によって、企業に重大なダメージを与えることもあり、社員に注意を促すだけでなく企業全体でメール誤送信をなくす取り組みを継続的に実施していくことが大切です。そこで今回は、メール誤送信を防ぐために企業が実施しておくべき基本的な対策と企業の状況に合わせて実施されている対策例を紹介します。
メール誤送信が企業に与えるダメージ
メール誤送信は、ビジネスの世界ではあってはならないことですが、現状では年々急激に増加しており、企業にとってメール誤送信対策が大きな課題となっています。
メール誤送信が企業に与えるダメージで、代表的なものに重要情報の漏えいがあります。メール誤送信は、「宛先を間違える」「添付ファイルを間違える」といった、きわめて単純なヒューマンエラーによって発生しますが、重要情報が漏えいした場合、企業のセキュリティ管理の甘さが指摘され、ブランドイメージを低下させ、社会からの信頼を失うことになりかねません。
メール誤送信を防ぐ基本的な 対策
メール誤送信は、「単純に宛先を間違えた」「bccに入れるべきアドレスをccに入れてしまった」「同姓同名の別人に送ってしまった」「添付ファイルを間違った」など、単純なヒューマンエラーが原因です。
そのため基本的な対策は、「メールの運用ルールを決め作業手順を徹底すること」や、「社員教育」になり、社員と組織がメール誤送信を重要な課題と理解し対応策を継続して実行することで、日常業務においてヒューマンエラーが起こりにくい環境をつくることができます。
既にほとんどの企業は、セキュリティーポリシーをもとにメール誤送信対策としてメール運用ルールを設けています。業界や業種、企業内においても部門や業務によって、送信するメールの重要度が異なるため、メール誤送信を防ぐ対策は、メールの重要度を考慮しながらルールを決め実行する必要があります。
メールの運用ルールを決め作業手順を徹底する
メール誤送信を防ぐ基本的な対策として実施すべきことのひとつは、メールの運用ルールを決め作業手順を徹底することです。具体的には以下の4点を実施します。
複数人でチェックする
メールを作成した担当者以外の第三者によって、宛先や本文、添付ファイルが間違っていないかチェックをするルールを決め実行します。
アドレス帳を整理・作成する
メール誤送信が起こらないようにアドレス帳を整理し、作成することも重要です。
関係者のアドレスをccに入れる
送信するメールに関連した上席やチームメンバーをccに入れるルールを作ることで、万が一、誤送信が発生した場合、早期発見につながる可能性が高まります。
添付ファイルはパスワードをかける
受信者がパスワードを知らなければ、添付ファイルを開けることができないため、メールにファイルを添付する場合はパスワードを設定するルールをつくります。
社内教育をする
メール誤送信の原因はヒューマンエラーですから、日々の実務でメール送信をおこなう社員への教育は、最も有効な対応策です。メール送信は、スキルや経験を問わず、日常的に簡単に行える作業ですので、メール誤送信を起こさないことの重要度をあらためて社員全員に理解させ、継続的に啓発する必要があります。
また、メール誤送信は、通常は起こりえない「宛先を間違える」「添付ファイルを間違える」といった、きわめて単純なヒューマンエラーによって発生します。つまり、発生の裏には、ヒューマンエラーが発生する要因があるはずです。
たとえば、「業務が多忙であった」「複数の業務を同時におこなっていた」「担当者に業務が集中していた」「チーム内で無駄話が多く集中力が途切れた」など、ヒューマンエラーを起こした社員本人だけでなく、業務フローや担当業務配分、職場環境についても注視し、社員教育と同時に改善していく必要があります。
企業の状況に合わせて実施されているメール誤送信を防ぐ対策例
企業によっては状況に合わせてメール誤送信を防ぐ対策をおこなっています。たとえば以下の例などがあります。
オートコンプリート機能を無効にする
メール宛先のオートコンプリート機能は、数文字入力すると、宛先候補が表示され便利ですが、宛先を間違える可能性があるため、機能を無効にしている企業があります。
送信メールの一時保留
メール送信後に間違えに気づいても、送信を取り消すことはできません。完全な誤送信のストップは不可能ですが、一定の時間を設定してメールを送信トレイに保管し、送信のタイミングをずらす取り組みをおこなっている企業もあります。
昨今のメール誤送信対策においての新たな対策について
「ZIP添付ファイルのパスワードと別便送付とスニッフィング」の記事を参照ください。
まとめ
メール誤送信は、年々増加しており、ブランドイメージを低下させ、社会からの信頼を失うことになりかねないため、企業にとって対策が大きな課題となっています。基本的な対策は、メールの運用ルールを決め作業手順を徹底することや、社員教育になりますが、社員に注意を促すだけでなく企業全体でメール誤送信をなくす取り組みを継続的に実施していくことが大切です。重要なことは組織の問題として捉えて今後も活動して行くことと考えてますので、地道に改善して行きましょう！
